Soporte documental
La vista de soporte documental permite al administrador visualizar los tipos de documentos que se pueden agregar a las plantillas de expedientes, en los cuales se cargarán los documentos.
El soporte documental es una abstracción genérica de los tipos de documentos que se pueden cargar en los expedientes. Por ejemplo, si se tiene un expediente de un empleado, se pueden incluir soportes como la cédula de identidad, el título universitario, entre otros.
Los datos mostrados en la tabla son los siguientes:
- Identificador del soporte documental
- Descripción del soporte documental
- Nombre corto del soporte documental
- Última fecha de actualización
- Acciones
Las acciones que se pueden hacer son las siguientes:
- Actualizar soporte documental.
- Relacionar el soporte documental con la estructura de expedientes.
- Inactivar/activar.
Detalle del registro
Para ver el detalle de un soporte documental, se debe hacer clic en el registro deseado. Se mostrará una nueva vista con la siguiente información:
Búsqueda
Para buscar un soporte documental, puedes hacer uso de los formularios de búsqueda simple o búsqueda avanzada.
Creación
Para crear un soporte documental, haz clic en el botón Agregar, Nuevo o similar, ubicado en la parte superior derecha de la vista. A continuación, se abrirá un modal como el siguiente:
Solo debes ingresar la descripción y el nombre corto, y luego hacer clic en Guardar. El nuevo soporte documental se mostrará en tiempo real en la tabla.
Actualización
Para actualizar un soporte documental, haz clic en el botón de edición ubicado a la derecha en la tabla (en la sección de acciones). A continuación, se abrirá un modal como el siguiente:
Solo debes modificar la descripción y el nombre corto, y luego hacer clic en Guardar. El soporte documental actualizado se mostrará en tiempo real en la tabla.
Relaciones
Como se explica en la sección de formularios de relación y/o asignación, puedes relacionar el soporte documental con la estructura de expedientes.
El formulario se divide en dos partes: la izquierda muestra los tipos de archivo (estructura de expediente) que están relacionados o se relacionarán; la derecha muestra los que aún no lo están, pero pueden serlo. Para mover un elemento, haz clic en su nombre y se moverá automáticamente al lado contrario. Por ejemplo, si deseas relacionar el soporte documental con el tipo de archivo Archivo Material de reparaciones, haz clic sobre él y se moverá a la lista de la izquierda.
Basta con hacer clic en Guardar para que los cambios se almacenen en la base de datos y se reflejen en tiempo real para todos los usuarios.
Activación/Desactivación
La explicación de estos formularios se puede encontrar en la sección de formularios de inactivación y formularios de activación.
Los registros no se eliminan, sino que pasan a un estado de activación/desactivación, por lo que se pueden activar/desactivar nuevamente en cualquier momento.